1.Przedmiotem zamówienia jest świadczenie usług pocztowych w obrocie krajowym i zagranicznym w zakresie przyjmowania, przemieszczania i doręczania przesyłek oraz ich ewentualnych zwrotów na potrzeby Miejskiego Ośrodka Pomocy Społecznej w Dąbrowie Górniczej w rozumieniu ustawy Prawo pocztowe z dnia 23 listopada 2012 r. ( Dz. U. z 2020 r. ,poz 1041) w tym świadczenie powszechnych usług pocztowychoraz usługi odbioru przesyłek z siedziby Zamawiającego.

2. Usługi będące przedmiotem zamówienia będą świadczone zgodnie z przepisami powszechnie obowiązującego prawa, w szczególności ustawy Prawo pocztowe i obowiązujących aktów wykonawczych.

3. Przesyłki pocztowe będące przedmiotem zamówienia oznaczają :

3.1. Przesyłki listowe o wadze do 2 000 g( gabaryt S,M,L)oznaczają:

a) przesyłki zwykłe – przesyłki nierejestrowane niebędące przesyłkami najszybszej kategorii w obrocie krajowym,

b) przesyłki zwykłe priorytetowe – przesyłki nierejestrowane najszybszej kategorii w obrocie krajowym
i zagranicznym,

c) przesyłki polecone – przesyłki rejestrowane przemieszczane i doręczane w sposób zabezpieczający je przed utratą, ubytkiem zawartości i uszkodzeniem w obrocie krajowym,

d) przesyłki polecone priorytetowe – przesyłki rejestrowane najszybszej kategorii w obrocie krajowym
i zagranicznym, przemieszczane i doręczane w sposób zabezpieczający je przed utratą, ubytkiem zawartości i uszkodzeniem w obrocie krajowym i zagranicznym,

e) przesyłki polecone za zwrotnym potwierdzeniem odbioru (ZPO) – przesyłki rejestrowane, nie będące przesyłkami najszybszej kategorii przyjęte za potwierdzeniem nadania i doręczone za pokwitowaniem odbioru w obrocie krajowym,

f) przesyłki polecone priorytetowe za zwrotnym potwierdzeniem odbioru (ZPO) - przesyłki rejestrowane najszybszej kategorii, przyjęte za potwierdzeniem nadania i doręczone za pokwitowaniem odbioru w obrocie krajowym i zagranicznym.

3.2. Wymiary przesyłek listowych wynoszą:

a) dla formatu S to przesyłki o wymiarach:

MINIMUM - wymiary strony adresowej nie mogą być mniejsze niż 90 x 140 mm;

MAKSIMUM - żaden z wymiarów nie może przekroczyć: wysokość 20 mm, długość 230 mm, szerokość 160 mm;

b) dla formatu M to przesyłki o wymiarach:

MINIMUM wymiary strony adresowej nie mogą być mniejsze niż 90 x 140 mm;

MAKSIMUM - żaden z wymiarów nie może przekroczyć: wysokość 20 mm, długość 325 mm, szerokość 230 mm;

c) dla formatu L to przesyłki o wymiarach:

MINIMUM - wymiary strony adresowej nie mogą być mniejsze niż 90 x 140 mm;

MAKSIMUM - suma długości, szerokości i wysokości 900 mm, przy czym największy z tych wymiarów (długość) nie może przekroczyć 600 mm;

d) Wszystkie wymiary przyjmuje się z tolerancją +/- 2 mm.

3.3. Paczki pocztowe będące przedmiotem zamówienia oznaczają:

Paczki pocztowe do 10000 g (gabaryt A i B):

a) zwykłe - paczki rejestrowane nie będące paczkami najszybszej kategorii,

b) priorytetowe - paczki rejestrowane najszybszej kategorii,

c) ze zwrotnym potwierdzeniem odbioru – paczki rejestrowane zwykłe i priorytetowe przyjęte za potwierdzeniem nadania i doręczone za pokwitowaniem odbioru.

3.3.1. Wymiary paczek pocztowych wynoszą:

Gabaryt A to paczki o wymiarach:

- MINIMUM - wymiary strony adresowej nie mogą być mniejsze niż 90 mm x 140 mm,

- MAKSIMUM - żaden z wymiarów nie może przekroczyć: długość 600 mm, szerokość 500 mm, wysokość 300 mm.

Gabaryt B to paczki o wymiarach:

- MINIMUM: jeśli choć jeden z wymiarów przekracza długość 600 mm, szerokość 500 mm,

wysokość 300 mm,

- MAKSIMUM: suma długości największego obwodu mierzonego w innym kierunku niż długość

3000 mm, przy czym największy wymiar nie może przekroczyć 1500 mm.

Przesyłki marketingowe: przesyłka pocztowa nierejestrowana, zawierająca różnorodne własne materiały informacyjne nadawcy, wysłane jednorazowo do co najmniej 30 adresatów

- MINIMUM: jeśli choć jeden z wymiarów przekracza długość 600 mm, szerokość 500 mm,

wysokość 300 mm,

- MAKSIMUM: suma długości największego obwodu mierzonego w innym kierunku niż długość - 3000 mm, przy czym największy wymiar nie może przekroczyć 1500 mm.

4. Wykonawca zobowiązany jest do dostarczania poczty przychodzącej i zwrotów (pięć razy
w tygodniu)od poniedziałku do piątku w godzinach 7.30 – 10.00z wyłączeniem dni ustawowo wolnych od pracy, do siedziby Miejskiego Ośrodka Pomocy Społecznej zlokalizowanej w Dąbrowie Górniczej przy A. J. Piłsudskiego 2 z tolerancją do 30 minut.

5. Wykonawca zobowiązany jest do odbioru z siedziby Miejskiego Ośrodka Pomocy Społecznej zlokalizowanej w Dąbrowie Górniczej przy Al. J. Piłsudskiego 2 przesyłek przygotowanych do wyekspediowania, a następnie nadania tych przesyłek w wyznaczonej placówce nadawczej. Odbiór przesyłek będzie odbywać się od poniedziałku do piątku w godzinach 13.00 – 14.15 z wyłączeniem dni ustawowo wolnych od pracy z tolerancją do 30 minut.

5.1. Przesyłki pocztowe będą nadawane przez Wykonawcę w dniu ich odbioru z siedziby Zamawiającego. Wykonawca ponosi odpowiedzialność za stan oraz kompletność odebranych przesyłek od chwili ich odebrania.

5.2. Zamawiający zastrzega sobie możliwość samodzielnego dostarczenia przesyłek własnym transportem, do wyznaczonej przez Wykonawcę placówki mieszczącej się na terenie miasta Dąbrowa Górnicza (Wykonawca w druku oferty wskazuje adres placówki), w przypadku wystąpienia ze strony Zamawiającego konieczności dostarczenia do tej placówki przesyłki w innych dniach lub godzinach niż wskazane.Przesyłki będą przyjmowane przez upoważnionego pracownika Wykonawcy od poniedziałku do piątku w godzinach otwarcia placówki.

6. Wykonawca zapewni punkty odbioru niedoręczonych przesyłek (awizowanych) na terenie każdej gminy w kraju.

7. Wykonawca zapewni odbiór przesyłek awizowanych klientom MOPS na obszarze Gminy Dąbrowy Górniczej zgodnie z deklaracją ofertową (pkt. 3 załącznika nr1) do SWZ oraz rozdziałem XXI pkt 3
i 3.1 SWZ.

8. Wykonawca musi dysponować placówkami, o których mowa powyżej przez cały okres obowiązywania umowy.

9. Wszystkie placówki Wykonawcy muszą być odpowiednio oznakowane, tzn. logo i nazwa Wykonawcy musi być umieszczona w widocznym miejscu na lub przy budynku placówki.

10. Przesyłki listowe oraz paczki nadawane przez Zamawiającego dostarczane będą przez Wykonawcę do każdego miejsca w kraju i za granicą objętego Porozumieniem ze Światowym Związkiem Pocztowym.

11. Zamawiający będzie nadawał przesyłki w stanie uporządkowanym:

a) dla przesyłek rejestrowanych – nadawane będą na podstawie książki nadawczej listów poleconych
w następujący sposób: wpisanie każdej przesyłki do książki nadawczej w dwóch egzemplarzach,
z których oryginał będzie przeznaczony dla Wykonawcy w celach rozliczeniowych, a kopia stanowić będzie dla Zamawiającego potwierdzenie nadania danej partii przesyłek,

b) dla przesyłek zwykłych nierejestrowanych – nadawane będą na podstawie zestawienia ilościowego sporządzonego w dwóch egzemplarzach, z których oryginał będzie przeznaczony dla Wykonawcy
w celach rozliczeniowych, a kopia stanowić będzie dla Zamawiającego potwierdzenie nadania danej partii przesyłek.

12. Zamawiający umieszcza na przesyłkach w sposób trwały i czytelny informacje jednoznacznie identyfikujące adresata i nadawcę, jednocześnie określając rodzaj przesyłki (zwykła, polecona, priorytetowa) na stronie adresowej przesyłki.

13. Zamawiający będzie korzystał wyłącznie ze swojego opakowania przesyłek, nie dopuszcza się stosowania opakowań Wykonawcy bez porozumienia pisemnego dokonanego z Zamawiającym.

14. Wykonawca w celu potwierdzenia przyjęcia przesyłek w ramach zawartej umowy będzie nanosił własne znaki (np. odcisk datownika), a oznaczenie dotyczące opłaty oraz identyfikacji umowy będzie nanosił Zamawiający na kopercie w miejscu opłaty pocztowej według wzoru wskazanego przez Wykonawcę.

14.1. Wykonawca będzie doręczał do siedziby Zamawiającego pokwitowanie odbioru przesyłki, potwierdzone przez jej adresata, niezwłocznie po wykonaniu doręczenia przesyłki.

15. Wykonawca umożliwi/nie umożliwi (zgodnie z deklaracją w pkt. 4 druku oferty) Zamawiającemu śledzenie rejestrowanych przesyłek pocztowych w obrocie krajowym za pośrednictwem Internetu. Wykonawca poda w druku oferty adres strony internetowej, pod którym Zamawiający będzie mógł śledzić rejestrowane przesyłki pocztowe (jeśli dotyczy).

16. Usługi świadczone przez Wykonawcę powinny spełniać warunki skutecznego i prawidłowego doręczenia postawione w Kodeksie postępowania cywilnego(Kpc), Kodeksie postępowania karnego(Kpk) i Kodeksie postępowania administracyjnego(Kpa) oraz spełniać warunki skutecznego doręczenia w postępowaniach prowadzonych przez sądy administracyjne, cywilne oraz karne. Ze względu na charakterystykę działalności Zamawiającego polegającej na konieczności stosowania przy doręczeniach przepisów Kpa i Kpc – Wykonawca zobowiązany jest do zapewnienia wysyłania
i wywarcia skutku określonego w art. 57 §5 pkt 2 Kpa i wart. 165 §2 Kpc wskazanych przez Zamawiającego przesyłek.Ilość przesyłek wymagających urzędowego potwierdzenia nadania,zgodnie z art. 17 Prawa pocztowego, szacuje się na około 50 % całkowitej ilości wysyłanych przesyłek.

16.1. W przypadku przesyłek, o których mowa powyżej, Wykonawca, który nie jest operatorem wyznaczonym będzie tylko pośrednikiem między Zamawiającym a operatorem wyznaczonym, nadanie przesyłek nastąpi w imieniu i na rzecz Zamawiającego. Wykonawca nie zmieni danych Zamawiającego na kopercie, tj. Zamawiający każdorazowo będzie figurował jako nadawca przesyłki. Wykonawca musi wszystkie koszty wkalkulować w cenę oferty.Zamawiający nie poniesie dodatkowych kosztów z tego tytułu.

16.2. W przypadku przesyłek, o których mowa powyżej, Zamawiający wymaga również, aby nadanie przesyłki w placówce Wykonawcy skutkowało zachowaniem terminów określonych w Ordynacji podatkowej, Kodeksie postępowania karnego, Kodeksie postępowania cywilnego,Kodeksie postępowania administracyjnego, Prawie o postępowaniu przed sądami administracyjnymi.

17. W ramach świadczenia usług pocztowych dotyczących przesyłek listowych rejestrowanych za zwrotnym potwierdzeniem odbioru, Wykonawca będzie realizował doręczanie przesyłek zgodnie
z zachowaniem zasad i terminów określonych w szczególności w Kodeksie postępowania administracyjnego (art. 39-48) i w taki sposób, aby wywrzeć skutki doręczenia określone w Kodeksie postępowania administracyjnego, Kodeksie postępowania cywilnego oraz Kodeksie postępowania karnego.

18. Realizacja doręczenia przesyłek, o której mowa w pkt.10 ma również zastosowanie do trybów doręczeń określonych w przepisach procedury cywilnej (Kpc)oraz procedury karnej (Kpk),a także określonych w Kodeksie postępowania administracyjnego.

19. Reklamacje z tytułu nie wykonania usługi Zamawiający może zgłosić do Wykonawcy zgodnie
z postanowieniami Rozporządzenia Ministra Administracji i Cyfryzacji z dnia 26 listopada 2013 r.
w sprawie reklamacji usługi pocztowej.

20. W przypadku nadania przez Zamawiającego przesyłek nieujętych w kalkulacji cenowej (niewycenionych) podstawą rozliczeń będą ceny z aktualnego cennika usług Wykonawcy.
Do obowiązku Wykonawcy należy dostarczenie Zamawiającemu pisemnie lub drogą elektroniczną
(e-mailem) aktualnego cennika usług,chyba że cennik usług dostępny jest na stronie internetowej Wykonawcy.

21. Wykonawca odpowiada za całokształt świadczonych usług oraz za zachowanie zatrudnionego personelu.

22. Wykonawca zobowiązuje się, że pracownicy Wykonawcy lub osoby świadczące w jego imieniu usługę, będą przestrzegać pełnej tajemnicy służbowej w zakresie wykonywanych obowiązków,zgodnie z ustawą z dnia 12 marca 2004 r. o pomocy społecznej.

23. W celu zapewnienia jak najlepszej jakości świadczonych usług Zamawiający wymaga, aby doręczanie przesyłek w miarę możliwości odbywało się za pośrednictwem tych samych osób (listonoszy, kurierów).

24. Zasady korzystania z usług pocztowych oraz odpowiedzialność Wykonawcy z tytułu niewykonania lub nienależytego ich wykonania określone są w niżej wymienionych przepisach (nie wyłączając innych obowiązujących w tej sprawie), których musi w szczególności przestrzegać Wykonawca:

1) Ustawa z dnia 23 listopada 2012r. Prawo pocztowe,

2) Ustawa z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego.

3) Rozporządzenie Ministra Rozporządzenia Ministra Administracji i Cyfryzacji z dnia 26 listopada 2013 r. w sprawie reklamacji usługi pocztowej.

4) Przepisy wykonawcze do ustawy Prawo pocztowe,

5) Międzynarodowe przepisy pocztowe.

7) Ustawa o zapewnieniu dostępności osobom ze szczególnymi potrzebami z dnia 19 lipca 2019r.

25. Pozostałe kwestie związane z realizacją zamówienia zostały określone w projekcie umowy – załącznik nr3 do SWZ.

26. Określenie wielkości i zakresu zamówienia

Określone poniżej iw druku oferty ilości są wielkościami szacunkowymi (orientacyjnymi), przyjętymi dla celu porównania ofert i wyboru najkorzystniejszej oferty. Zostały one wyliczone
w oparciu o dotychczasowe ilości realizowanych przesyłek i mogą ulec zmianie w zależności od potrzeb Zamawiającego. Wykonawcy, z którym Zamawiający podpisze umowę, nie przysługuje roszczenie o realizację usług w ilościach podanych w tabeli. Faktyczna ilość realizowanych przesyłek będzie zależała tylko i wyłącznie od bieżących potrzeb Zamawiającego w tym zakresie. Ewentualne zmniejszenie wielkości zamówienia nie będzie skutkowało odpowiedzialnością Zamawiającego. Zamawiający zastrzega sobie możliwość odstąpienia od realizacji poszczególnych rodzajów usług lub zmian ilości poszczególnych pozycji bez konieczności zmiany umowy.